Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Dotyczy zapisów na wydarzenia Fundacji SAVANT prowadzonych w tym serwisie.

Kto jest administratorem

Administratorem Twoich danych jest Fundacja SAVANT z siedzibą w Warszawie, ul. Rolna 165A, 02-729 Warszawa, KRS 0000460406. W sprawach danych osobowych napisz na adres rodo@bis.savant.org.pl.

Jakie dane przetwarzamy

• imię, nazwisko i adres e-mail — są potrzebne do zapisu;
• numer telefonu — tylko jeśli go podasz, jest dobrowolny;
• informacje o Twoich zapisach: wydarzenie, miejsce na liście głównej lub rezerwowej, odwołanie, obecność;
• hasło w postaci zaszyfrowanej — jeśli założysz konto;
• adres IP — zapisywany w dziennikach bezpieczeństwa serwera.

W jakim celu

Przyjmujemy i potwierdzamy zapis, prowadzimy listę główną i rezerwową, informujemy o zmianach, prowadzimy listę obecności, stosujemy zasady udziału (nieobecność bez odwołania) oraz dbamy o bezpieczeństwo serwisu. Nie profilujemy użytkowników i nie sprzedajemy danych.

Podstawa prawna

• Zapis i udział w wydarzeniu: imię, nazwisko, adres e-mail, miejsce na liście głównej lub rezerwowej, obecność oraz numer telefonu, jeśli go podasz (kontakt biura w sprawie zapisu). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie jest niezbędne do realizacji zapisu, o który prosisz.
• Automatyczne przypomnienia SMS. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja odrębna zgoda. Możesz ją cofnąć w każdej chwili w profilu albo pisząc na rodo@bis.savant.org.pl; cofnięcie nie usuwa Twojego zapisu ani numeru telefonu.
• Blokada za nieobecność bez odwołania oraz dzienniki bezpieczeństwa serwisu (m.in. adres IP). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes: egzekwowanie zasad udziału, by wolne miejsca trafiały do osób z listy rezerwowej, oraz bezpieczeństwo serwisu.

Przypomnienia SMS

Wysyłamy je wyłącznie, jeśli zaznaczysz to osobno. Możesz to zmienić w profilu w każdej chwili albo pisząc na rodo@bis.savant.org.pl.

Komu przekazujemy dane

• pracownicy i współpracownicy Fundacji obsługujący wydarzenia — każdy z dostępem do panelu administracyjnego widzi dane wszystkich uczestników;
• dostawca usługi wysyłki SMS — wyłącznie numer telefonu i treść przypomnienia (tytuł wydarzenia, godzina, miejsce), tylko gdy wyrazisz zgodę na SMS.

Poczta i serwis są prowadzone przez Fundację. Dane w systemie rejestracji są przechowywane na serwerze wirtualnym wynajmowanym od OVH Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, który znajduje się w centrum danych w Warszawie (Polska). OVH Sp. z o.o. przetwarza je jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), będącej częścią warunków świadczenia usług OVH. Przypomnienia SMS wysyłamy za pośrednictwem dostawcy usługi wysyłki SMS.

Jak długo

Dane uczestnika usuwamy po 90 dniach od ostatniego spotkania, na które był zapisany. Osoby zablokowane za nieobecność bez odwołania: po tym okresie, a także na swoje żądanie usunięcia danych, tracą wszystkie dane poza adresem e-mail i datą blokady. Te dwie informacje zachowujemy przez 12 miesięcy od dnia nałożenia blokady, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz uzasadniony interes: egzekwowanie zasady nieobecności), żeby usunięcie danych nie zdejmowało blokady. Po upływie 12 miesięcy usuwamy je w całości, a blokada wygasa. Dziennik dostępu serwera WWW (m.in. adres IP) jest kasowany po 14 dniach.

Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia i sprzeciwu. Zgodę na przypomnienia SMS możesz cofnąć w dowolnym momencie w profilu albo pisząc na rodo@bis.savant.org.pl — nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem i nie usuwa Twojego zapisu. Wobec przetwarzania na podstawie naszego uzasadnionego interesu możesz wnieść sprzeciw. Chcesz, żebyśmy usunęli Twoje dane? Napisz na adres podany wyżej. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.